koszty uzyskania przychodu

Co to są koszty uzyskania przychodu?

Zastanawiasz się, czym są koszty uzyskania przychodu? Co można w nie wliczyć? Dowiedz się, czy możesz płacić mniej i które z wydatków mogą stać się kosztem podatkowym.

Koszty uzyskania przychodu – definicja

Obowiązkiem każdej osoby, która podejmuje się pracy zarobkowej jest rozliczanie się z urzędem skarbowym. Ci, którzy robią to na zasadach ogólnych bądź wybrali formę podatku liniowego, mają prawo do zmniejszenia podstawy opodatkowania o koszty uzyskania przychodu. Według ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (art.22 ust.1) koszty uzyskania przychodu to wszelkie wydatki poniesione przez osobę fizyczną w celu:

  • osiągnięcia przychodów,
  • zachowania przychodów,
  • zabezpieczenia źródła z którego pochodzą przychody.

Aby koszt uzyskania przychodu został uznany muszą zostać spełnione określone warunki. Przede wszystkim wydatek musiał zostać  poniesiony wyłącznie przez podatnika, jest udokumentowany w księdze i nie został wymieniony w katalogu kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodu – art. 23 ustawy.

Przykłady kosztów uzyskania przychodu

Do najbardziej popularnych kosztów należą materiały podstawowe, a także towary handlowe, które są niezbędne np. w utrzymaniu źródła przychodu. Jeżeli jesteś osobą prowadzącą firmę, do kosztów uzyskania przychodu możesz wliczyć także firmową pieczątkę, koszty poniesione w wyniku utrzymania biura, a także wszelkie opłaty za usługi księgowe, sprzęt komórkowy i telefoniczny czy samochód. Należy jednak pamiętać, że w przypadku wliczania w koszty uzyskania przychodu wydatków wskazujących powiązanie z prywatnymi wydatkami, urzędnicy mogą odmówić wpisania poszczególnych pozycji.

Wydatki niestanowiące kosztów uzyskania przychodu

Katalog kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodu obejmuje kilka rodzajów wydatków. Przede wszystkim do kosztów uzyskania przychodu nie można zaliczyć utraconych zaliczek, kosztów egzekucyjnych, grzywny i kar pieniężnych, wynagrodzeń przedsiębiorcy, składek na rzecz organizacji, wierzytelności, a także wszelkich kosztów podróży bądź szkoleń, które nie są związane bezpośrednio z profilem firmy.

Koszty uzyskania przychodu – dokumentacja

Bardzo ważne, aby wszelkie wydatki firmowe odpowiednio dokumentować. Prowadzenie takiego archiwum stanowi podstawę do zmniejszenia opodatkowania. Szczegółowe przepisy jakimi należy się kierować prowadząc dokumentację zamieszczone zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów. Prowadzona przez przedsiębiorców księga przychodów i rozchodów powinna zawierać dokumenty takie jak faktury, rachunki, dokumenty celne, a także wszelkie inne dokumenty, które potwierdzają dokonanie transakcji. Istotne jest, aby archiwum prowadzone było zrozumiale i w języku polskim. Niedopuszczalne jest używanie skrótów bądź zapisów, które nie są powszechnie akceptowane, a ich rozwinięcie znane jest jedynie osobie składającej podatek. Jeżeli zdarzy się, że dowód księgowy zostanie wystawiony w innej walucie niż polska, należy przeliczyć daną kwotę na złotówki.

Zmiany przepisów kosztów uzyskania przychodu

Sytuacja małych firm w 2019 roku ulegnie zmianie. Zatrudnienie małżonka na podstawie umowy o pracę bądź umowy cywilnoprawnej będzie traktowane jako zatrudnienie osoby spoza rodziny. Oznacza to, że przedsiębiorcy małych firm będą mogli wliczyć wynagrodzenie małżonka do kosztów uzyskania przychodu. Niewątpliwie poprawi to sytuację firmy, obniżając koszty prowadzenia działalności.